PROCESSOS - NO DIA A DIA DAS EMPRESAS

Após 30 anos trabalhando em várias empresas, pude observar de tudo: Empresa sem processos; Empresa extremamente preocupada com os processos e em constante aprimoramento dos mesmos; Empresa que tem tudo escrito, apenas por obrigação imposta pela ISO 9000, porém são processos ineficientes, mas nunca ninguém se importou com as consequências disso, em relação aos erros, atrasos e perdas financeiras.

Com esse cenário em mãos, resolvi escrever esse artigo, que será dividido em 3 partes.

Como textos extensos são cansativos, tentarei fazer o óbvio, ser simples e objetivo.

Hoje vejo empresas preocupadas em obter softwares acreditando que estes resolverão todos os problemas, mas infelizmente não funciona assim.

Quero lembrar que é o software que tem que se enquadrar nos processos da empresa e não ao contrário.

Antes de se decidir por algum software, há um caminho a ser percorrido, lembre-se “no pain no gain”. 

Parte 1

Quando eu informo que sou consultor na área de processos, muitos não entendem bem o que isso significa e me perguntam: - Como assim Processos?

Por definição processos são uma série de atividades estruturadas para produzir um produto ou serviço a um cliente ou um mercado em particular. 

Portanto, se você pensar bem, quase tudo em nossa vida seguimos algum tipo de processo, pode ser para tomar banho, fritar um ovo, ou seja, para realizar alguma tarefa.

Todas as empresas possuem seus processos específicos, em todas as áreas, pois hoje todos os departamentos estão inter-relacionados, ou seja, o que acontece em um departamento afeta o outro, por isso é de extrema importância que os processos também estejam descritos assim.

Cada empresa tem o seu processo de trabalho, uns mais eficientes que os outros, e todos os processos devem ser aprimorados sempre, visando o ganho de produtividade e principalmente o aumento na rentabilidade. Sempre há o que melhorar! Exemplo: em 1950 o Pit Stop na F1 levava 67 segundos, em 2013 eram 3 segundos e em 2019 no GP da Alemanha, a RBR fez o Pit Stop mais rápido da história, com o tempo de 1s88.

Veja o link Comparativo de Pit Stop

Muitos empresários ficam estressados com resultados ruins e começam a fazer inúmeras reuniões tentando entender o que está acontecendo na empresa, deixando a equipe maluca. Como pode as vendas estarem boas e os resultados estarem aquém do esperado? O que está acontecendo?

A primeira coisa é olhar para dentro de casa, se as vendas estão boas e os resultados não, então é porque há um problema interno e para solucioná-lo é preciso parar e pensar.

É nesse momento que os processos devem ser revistos, com o aprimoramento dos processos é possível reduzir o tempo de produção, reduzir o tempo na prestação de serviços, melhorar a qualidade e o principal, que é deixar de ganhar dinheiro com gastos extras, apagando “incêndios”. Quantas vezes já ouvimos: “Aqui todos somos bombeiros, apagamos incêndios todos os dias”.

Com processos mais eficientes a sua empresa não terá mais “bombeiros” e haverá uma melhora significativa nos resultados financeiros.

A grande dificuldade é fazer o empresário entender que é possível melhorar apenas aprimorando os processos, sem mágicas e sem grandes investimentos, e que esse aprimoramento irá fazer com que ele tenha total controle da empresa, podendo tornar as suas decisões mais precisas, rápidas e focadas. O que podemos destacar como importante também é que uma empresa “redonda” traz uma tranquilidade na vida pessoal do empresário que é imensurável, com certeza a família irá agradecer.

Como a minha especialidade é a área comercial, eu dividi o processo comercial em quatro itens:

1º - Estratégia Comercial (Plano Tático)

2º - Processo Comercial Externo

3º - Processo Comercial Interno

4º - Pós-Vendas

Como não trabalho com “receitas prontas”, pois sei que cada cliente tem uma realidade, tudo que faço é personalizado para cada um. O que vou expor nos próximos artigos servirá para várias empresas (micros, pequenas e médias) em vários segmentos.

Parte 2 - Plano tático e o Processo Comercial Externo

Parte 3 - Processo Comercial Interno e Pós-Vendas

 

Até a próxima publicação.

 

Abraços

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